Primeiros passos como wedding planner

Como planejador, o Wedding Computer é o centro de cada casamento que vocês gerenciam. Vocês coordenam fornecedores, mantêm a linha do tempo, e criam o espaço de trabalho no qual todos os outros entram. Configurar tudo direito significa que cada casamento que vocês assumem roda em um sistema consistente e profissional.

Passo 1 — Complete o perfil do seu negócio

Vá em Configurações → Perfil e preencha:

Nome do negócio — o que casais e fornecedores verão ao visualizar seu perfil
Categoria — selecione Planejador
Localização — sua cidade ou região de base
Fuso horário — seu fuso horário local, usado para todas as datas e eventos de calendário
Bio, site, Instagram — esses dados aparecem na sua listagem pública do diretório e no seu perfil de fornecedor quando você é adicionado a um casamento

Por quê: Seu perfil é o que outros fornecedores veem quando você os convida para um casamento. Um perfil completo — nome do negócio, localização, foto — diz a eles imediatamente com quem estão trabalhando. Fornecedores têm mais probabilidade de aceitar um convite de um planejador que parece estabelecido.

Passo 2 — Monte seu formulário de consulta

Vá em Configurações → Formulário de consulta e personalize as perguntas que os casais respondem ao entrar em contato com você.

Para um planejador, perguntas úteis incluem:

Data do casamento (obrigatório)
Localização ou local do casamento (ou “locais pré-selecionados”)
Número estimado de convidados
Tipo de cerimônia (ao ar livre, fechada, destino, fuga romântica)
Qual pacote de planejamento interessa a eles (se você oferece níveis: planejamento completo, parcial, coordenação no dia)
Como ouviram falar de você
Qualquer detalhe sobre a visão ou estilo deles

Ative a lógica condicional para fazer perguntas de acompanhamento diferentes com base no interesse de pacote — clientes de coordenação no dia precisam de informações diferentes de clientes de planejamento completo.

Por quê: Um bom formulário de consulta qualifica leads antes de você investir tempo em uma resposta. Se seu formulário faz as perguntas certas, você saberá já na primeira mensagem se um casal é um bom encaixe, qual é a data deles, e de qual nível de serviço precisam — antes mesmo de pegar o telefone.

Passo 3 — Crie um modelo de contrato de prestação de serviço

Vá em Configurações → Contratos e crie seu acordo padrão de planejador. Inclua:

Escopo dos serviços (planejamento completo, parcial, coordenação no dia)
Cronograma de pagamento (depósito, parcelas, saldo final)
Termos de cancelamento e adiamento
O que acontece se um fornecedor que você recomenda não estiver disponível
Expectativas de comunicação

Por quê: Seu contrato protege tanto você quanto o casal. Anexá-lo a uma fatura significa que eles leem e assinam antes de pagar — sem precisar correr atrás de assinaturas separadamente. Você pode criar vários modelos para diferentes níveis de serviço.

Passo 4 — Configure o Stripe para depósitos e pagamentos

Vá em Configurações → Pagamentos → Conectar Stripe e complete a integração do Stripe.

Configure seu cronograma de pagamento em cada fatura: normalmente um depósito (20–30% do valor total) na reserva, um pagamento intermediário em um marco específico, e o saldo final 4–6 semanas antes do casamento.

Por quê: Pagamentos automáticos com cartão significam que você não precisa cobrar manualmente cada parcela. Os casais pagam online pela página de reserva — sem referências de transferência bancária para conferir, sem e-mails de confirmação de pagamento para rastrear.

Passo 5 — Defina sua disponibilidade

Vá em Configurações → Disponibilidade e:

Marque quais dias da semana você aceita casamentos (a maioria dos planejadores trabalha nos fins de semana)
Bloqueie datas pessoais e feriados
Defina seu compartilhamento de disponibilidade como Público, para que quem fizer consultas veja suas datas disponíveis antes de entrar em contato

Por quê: Um calendário de disponibilidade público significa que você para de receber consultas para datas em que já está reservado. Os casais conferem seu calendário antes de fazer uma consulta, então os leads que chegam são para datas realmente disponíveis.

Se você tem o Pro, ative a resposta automática com IA — quando uma nova consulta chega para uma data livre, a IA envia uma resposta personalizada imediata reconhecendo a consulta e confirmando sua disponibilidade. Os casais esperam respostas rápidas; isso cuida da primeira resposta automaticamente.

Passo 6 — Assine seu feed de calendário

Vá em Configurações → Calendário e copie a URL do seu feed iCal. Assine-a no seu app de calendário:

Apple Calendar: Arquivo → Nova assinatura de calendário
Google Calendar: Outros calendários → De URL

Por quê: Seu feed iCal mostra todos os seus próximos casamentos como eventos no seu calendário pessoal. Conforme você reserva casamentos, eles aparecem automaticamente. Você sempre tem sua programação de casamentos visível ao lado dos seus compromissos pessoais.

Para sincronização bidirecional (Pro), configure o CalDAV em Configurações → Sincronização de dispositivos. Isso é recomendado para planejadores que gerenciam vários casamentos — as mudanças sincronizam com o calendário do seu celular em tempo real.

Passo 7 — Crie seu primeiro espaço de trabalho de casamento

Quando um casal reserva, abra o registro de contato dele e clique em Promover a casamento. Preencha os detalhes do casamento:

Data e localização
Horários de início da cerimônia e da recepção
Horário de preparação
Número de convidados

Em seguida, imediatamente:

Defina-se como fornecedor gerente — vá em Pessoas → seu nome → ative Pode gerenciar. Isso significa que outros fornecedores precisam enviar uma solicitação de mudança antes de alterar o horário da cerimônia, da recepção, ou outros campos de horário compartilhados. Você aprova ou recusa cada solicitação.
Convide o casal — Adicionar pessoas → Convidar casal. Digite os dois endereços de e-mail.
Convide a equipe de fornecedores — conforme cada fornecedor é confirmado, adicione-o ao espaço de trabalho. Eles entram como membros e podem adicionar seus próprios itens à linha do tempo.

Por quê: O papel de fornecedor gerente é a coisa fundamental que faz o Wedding Computer funcionar para planejadores. Sem ele, qualquer fornecedor pode mudar o horário da cerimônia e a linha do tempo de todo mundo quebra. Com ele, todas as mudanças de horário passam por você primeiro. A linha do tempo permanece precisa porque você é o portão.

Passo 8 — Monte a planilha de execução inicial

Vá no casamento → Linha do tempo e comece a montar a estrutura do dia. Use o recurso IA → Gerar planilha de execução para obter um rascunho inicial baseado nos detalhes do casamento, e depois edite-o no seu formato preferido.

Adicione seus próprios marcos de planejamento como itens da linha do tempo: horário de montagem, janelas de chegada de fornecedores, horário de troca de salão, programação de fim de noite. Defina seus itens com visibilidade fornecedores para que a equipe os veja, ou privado para suas notas internas.

Por quê: Quanto antes você tiver uma estrutura na linha do tempo, mais cedo os fornecedores podem ver onde se encaixam. Seu fotógrafo pode ver o horário dos retratos, seu celebrante pode ver o início da cerimônia, seu local pode ver a janela de montagem deles — tudo a partir do espaço de trabalho compartilhado, em vez de e-mails separados de você.

Passo 9 — Adicione membros de equipe (Pro, se você tiver equipe)

Se você trabalha com um assistente ou coordenador, vá em Configurações → Equipe e os convide. Eles recebem seu próprio login para sua conta e podem acessar todos os seus casamentos.

Por quê: Um membro de equipe não precisa da própria assinatura do Wedding Computer — ele acessa a sua. Isso significa que seu coordenador pode atualizar planilhas de execução, responder a consultas de fornecedores pelo espaço de trabalho, e gerenciar casamentos quando você não estiver disponível.

Você está pronto quando:

Seu perfil está completo (nome, categoria como Planejador, localização)
Seu formulário de consulta está ativo e fazendo as perguntas certas
Você tem pelo menos um modelo de contrato pronto
O Stripe está conectado e a estrutura do seu cronograma de pagamento está decidida
Sua disponibilidade está definida e visível para quem faz consultas
Seu feed de calendário está assinado no seu celular/computador
Você sabe como criar um espaço de trabalho e se definir imediatamente como fornecedor gerente

O que fazer agora

Pegue seu próximo casal reservado e crie o espaço de trabalho deles. Defina-se como fornecedor gerente, convide-os, e convide quaisquer fornecedores que você já confirmou. Comece a adicionar seus marcos de coordenação à linha do tempo.

Ver funcionar em um casamento real é a forma mais rápida de internalizar o sistema. O guia para planejadores e locais cobre o papel de fornecedor gerente, aprovações de mudança, e o modo ao vivo em profundidade.