ウェディング会場としてのはじめ方

会場であるあなたは、結婚式当日の中心的なまとめ役であることが多いはずです。複数のベンダーがあなたの施設にやってきて、カップルに代わって請求を扱うこともあり、あなたのチームは何がいつ起きるかを正確に把握しておく必要があります。きちんと設定しておけば、予約された瞬間からカップルにプロフェッショナルな調整のハブを提供できます。

ステップ1 ── 会場プロフィールを入力する

設定 → プロフィールで以下を入力します。

事業名 ── カップルが知っている会場名
カテゴリー ── 会場を選択
所在地 ── 完全な住所（天気予報に使われ、ワークスペース内でベンダーと共有されます）
タイムゾーン ── あなたの現地時間
自己紹介と説明文 ── あなたの会場の特徴。公開ディレクトリの掲載に表示されます
ウェブサイトと Instagram ── プロフィールからリンクされます

理由： あなたの結婚式ワークスペースに招待されたすべてのベンダーは、あなたの会場プロフィールを目にします。完成度の高い会場プロフィール ── 名前、住所、写真 ── は、他のベンダーが到着やロジスティクス、設営を計画する際の判断材料になります。フォトグラファーはどこにいればよいかを知る必要があり、フローリストは設営ウィンドウを知る必要があります。明確なプロフィールがあれば、当日前のベンダーからの質問が減ります。

ステップ2 ── 問い合わせフォームを作る

設定 → 問い合わせフォームで、予約についてカップルが連絡してきたときに答える質問をカスタマイズします。

会場にとって役立つ質問の例：

結婚式の日付（または検討中の日程範囲）
ゲスト数の見込み（挙式と披露宴で異なる場合は別々に）
挙式と披露宴は同じ空間か、別エリアに分かれるか
ケータリングの希望：自社、外部、どちらでも可
宿泊の要件（客室がある会場の場合）
どこであなたを知ったか

理由： 問い合わせフォームは予約パイプラインの最初の段階です。回答を見れば、カップルがあなたの収容人数に合うか、その日程が空いているか、どのようなパッケージの会話をすべきかが即座にわかります。よく設計されたフォームは、長いメールのやり取りよりも価値があります。

ステップ3 ── 空き状況を設定する ── ここがとても重要です

設定 → 空き状況で以下を行います。

すでに予約済みの日程をブロックする ── 確定しているすべての結婚式の日程を追加します。他のベンダー種別と違い、会場は通常1日（またはスペース）あたり1組という厳格な上限があるため、これを正確に保つ必要があります。
結婚式を開催する曜日を設定する ── 通常は金曜から日曜、その他の曜日は対応不可としてマークします
空き状況の公開範囲を公開に設定する ── カップルが問い合わせる前にカレンダーを確認できるように

複数の挙式・披露宴スペースを同時に運用できる場合は、問い合わせフォームにその旨をメモしてください ── Wedding Computer は現在、複数スペースの空き状況をネイティブにモデル化していないため、その部分は手動で管理する必要があります。

理由： 正確な空き状況カレンダーを持つ会場には、すでに予約済みの日程への問い合わせが来なくなります。さらに重要なのは、予約したカップルのワークスペースに結婚式のイベントが共有カレンダーフィードに表示され、彼らのベンダーにも見えるという点です。そのカレンダーの正確さが重要です。

ステップ4 ── 請求と支払いスケジュールを設定する

設定 → 支払い → Stripe を連携で Stripe アカウントを連携します。銀行振込や直接請求を好む場合は、支払い方法を銀行振込に設定してください ── 請求書にあなたの銀行情報が記載されます。

標準的な貸切料金の支払いスケジュールテンプレートを作成します。

予約時に予約金（通常20〜30%）
該当する場合、結婚式の数か月前に中間払い
4〜6週間前に最終残金

理由： カップルはすべてのベンダーにわたって複数の支払いスケジュールを管理しています。Wedding Computer 経由で請求書を送ることで、あなたの支払いも他のすべての支払いと並んでひとつのビューに表示されます ── カップルは何を支払うべきか全体を確認でき、オンラインで支払え、双方に明確な記録が残ります。

ステップ5 ── 貸切契約書のテンプレートを作る

設定 → 契約書で、標準の会場貸切契約書を作成します。含めるべき内容：

貸切範囲（スペース、時間、含まれる設備）
ケータリングの取り決めと制限
騒音制限と終了時刻
キャンセル・延期ポリシー
保証金とボンドの条件
設営・撤収時間
結婚式の日程が変わった場合の対応

理由： Wedding Computer 経由で契約書を送れば、カップルはデジタルで署名でき、あなたはすぐに確認が取れ、署名済みドキュメントはワークスペースに保管されます。印刷も、メールでの PDF 送付も、署名の追いかけも不要です。

ステップ6 ── 最初の結婚式ワークスペースを作る

カップルが予約したら、連絡先レコードを開いて結婚式に昇格をクリックします。結婚式の詳細を入力します。

日付
挙式・披露宴会場としてのあなたの会場住所
挙式開始時間、披露宴開始時間
身支度の開始時間（あなたの施設を使う場合）
ゲスト数

その後：

自分を管理ベンダーに設定する ── 関係者 → 自分の名前 → マネージャーにするを有効にします。これにより、挙式時間、披露宴時間、その他の共有タイミング項目は、あなたの承認がなければ変更できなくなります。会場として、運営上どの時間が成り立つかを知っているのはあなたです ── あなたの知らないところで誰かが挙式を予定変更できてはいけません。
カップルを招待する ── 人を追加 → カップルを招待。
会場側の進行表を作る ── 搬入、会場設営、ベンダー到着ウィンドウ、カクテルアワー、ディナー、スピーチ、ダンス、撤収のタイムライン項目を追加します。ワークスペース内のすべてのベンダーが会場のスケジュール上の制約を見られるよう、ベンダー公開範囲に設定します。
確定したベンダーを順に招待する ── 予約が確定した各ベンダーをワークスペースに追加します。彼らはメンバーとして参加し、自分の項目をタイムラインに追加できます。

理由： 管理ベンダーのフラグは、会場にとって最も重要な設定です。ケータラー、フローリスト、エンターテインメントが全員、自分の設営ウィンドウを知りたがるとき、変更リクエストの承認があれば、すべてをメールで管理することなく運営上のコントロールを維持できます。変更リクエストはあなたに届き、あなたが承認し、タイムラインが更新されます。

ステップ7 ── 支払い窓口の役割を理解する（該当する場合）

会場が、カップルに代わって他のベンダーへの支払いを取りまとめている場合 ── カップルのお金をケータラーやエンターテインメント、フローリストにルーティングしている場合 ── 設定 → プロフィールで主催者（場合によっては支払い窓口の設定として表示されます）を有効にします。

有効にすると、あなたの会場アカウントは、自分が主催者となっている結婚式の支払い窓口としてマークされます。これは請求フローの表示方法や経理上の目的に関連します。

理由： すべての会場がこのように運営しているわけではありません。単に会場貸切を販売し、カップルがそれ以外をすべて独自に管理している場合は、これは不要です。カップルが一度支払い、あなたがすべてのベンダーに支払うフルサービス会場であれば、このフラグはそのような取り決めをシステム上で表現する方法になります。

ステップ8 ── チームメンバーを追加する（Pro、イベントスタッフがいる場合）

イベントコーディネーター、フロアマネージャー、予約管理担当者など、運営チームにアクセスが必要な場合は、設定 → チームで招待します。各チームメンバーは、あなたの会場アカウントの下で独自のログインを取得します。

理由： スタッフのイベントコーディネーターは、あなたのログインを使わなくても、今後の結婚式の進行表を確認できるべきです。チームメンバーはあなたのアカウントの結婚式に直接アクセスでき、あなたは監査ログで彼らの活動を確認できます。

ステップ9 ── カレンダーフィードを購読する

設定 → カレンダーで iCal フィードの URL をコピーし、スタッフのカレンダーツール（Google カレンダー、Apple カレンダー、Outlook）で購読します。今後のイベント日程を確認する必要があるチームメンバーにリンクを共有しましょう。

双方向同期（Pro）には、設定 → デバイス同期で CalDAV を設定してください。運営チームが Apple カレンダーやその他の CalDAV 対応アプリを使っている場合に特に便利です。

理由： iCal フィードは、今後のすべての結婚式をカレンダーイベントとして表示します。結婚式を予約するたびに自動的に表示されます。チームはダッシュボードを確認しなくても、どんなイベントがあるかを常に把握できます。

準備が整ったサイン

会場プロフィールが完成している（名前、住所、説明）
問い合わせフォームが適切な質問をしている
予約済みの日程がすべて空き状況でブロックされている
Stripe が連携され、支払いスケジュールの構成が決まっている
契約書テンプレートが用意されている
ワークスペースの作成方法と、自分を管理ベンダーに設定する方法がわかっている
主要スタッフがチームメンバーとして追加されている

今すぐすべきこと

直近で予約が確定している結婚式を選び、ワークスペースを作成しましょう。自分を管理ベンダーに設定し、カップルを招待し、会場のスケジュール（搬入、設営ウィンドウ、終了時刻）をタイムラインに追加します。その後、確定しているベンダーを招待しましょう。

フローリストの設営時間や DJ のサウンドチェックなど、ベンダーが自分の項目を追加し始めたとき、調整の流れがどう機能するかが正確にわかるはずです。プランナー＆会場ガイドでは、管理ベンダーの承認について詳しく解説しています。