Ξεκινώντας ως wedding planner

Ως planner, το Wedding Computer είναι το κέντρο για κάθε γάμο που διαχειρίζεστε. Συντονίζετε προμηθευτές, κρατάτε το χρονοδιάγραμμα, και δημιουργείτε τον χώρο εργασίας στον οποίο εντάσσονται όλοι οι υπόλοιποι. Η σωστή ρύθμιση σημαίνει ότι κάθε γάμος που αναλαμβάνετε λειτουργεί μέσα από ένα συνεπές, επαγγελματικό σύστημα.

Βήμα 1 — Συμπληρώστε το προφίλ της επιχείρησής σας

Πηγαίνετε στις Ρυθμίσεις → Προφίλ και συμπληρώστε:

Όνομα επιχείρησης — αυτό που θα δουν τα ζευγάρια και οι προμηθευτές όταν δουν το προφίλ σας
Κατηγορία — επιλέξτε Planner
Τοποθεσία — η βασική πόλη ή περιοχή σας
Ζώνη ώρας — η τοπική σας ζώνη ώρας, χρησιμοποιείται για όλες τις ημερομηνίες και τα συμβάντα ημερολογίου
Βιογραφικό, ιστότοπος, Instagram — εμφανίζονται στη δημόσια καταχώριση καταλόγου σας και στο προφίλ προμηθευτή σας όταν προστίθεστε σε έναν γάμο

Γιατί: Το προφίλ σας είναι αυτό που βλέπουν άλλοι προμηθευτές όταν τους προσκαλείτε σε έναν γάμο. Ένα πλήρες προφίλ — όνομα επιχείρησης, τοποθεσία, φωτογραφία — τους λέει αμέσως με ποιον δουλεύουν. Οι προμηθευτές είναι πιο πιθανό να αποδεχτούν μια πρόσκληση από έναν planner που φαίνεται καθιερωμένος.

Βήμα 2 — Φτιάξτε τη φόρμα ερωτήματός σας

Πηγαίνετε στις Ρυθμίσεις → Φόρμα ερωτήματος και προσαρμόστε τις ερωτήσεις που απαντούν τα ζευγάρια όταν επικοινωνούν μαζί σας.

Για έναν planner, χρήσιμες ερωτήσεις περιλαμβάνουν:

Ημερομηνία γάμου (απαιτείται)
Τοποθεσία ή χώρος γάμου (ή «χώροι στη βραχεία λίστα»)
Εκτιμώμενος αριθμός καλεσμένων
Τύπος τελετής (υπαίθρια, εσωτερική, προορισμού, elopement)
Ποιο πακέτο σχεδιασμού τους ενδιαφέρει (αν προσφέρετε επίπεδα: πλήρης σχεδιασμός, μερικός, συντονισμός ημέρας)
Πώς σας έμαθαν
Οποιαδήποτε λεπτομέρεια για το όραμα ή το στιλ τους

Ενεργοποιήστε την υπό όρους λογική για να κάνετε διαφορετικές επόμενες ερωτήσεις με βάση το ενδιαφέρον πακέτου — οι πελάτες συντονισμού ημέρας χρειάζονται διαφορετικές πληροφορίες από τους πελάτες πλήρους σχεδιασμού.

Γιατί: Μια καλή φόρμα ερωτήματος προκρίνει ερωτήματα πριν επενδύσετε χρόνο σε μια απάντηση. Αν η φόρμα σας κάνει τις σωστές ερωτήσεις, θα ξέρετε από το πρώτο μήνυμα αν ένα ζευγάρι ταιριάζει, ποια είναι η ημερομηνία τους, και τι επίπεδο υπηρεσίας χρειάζονται — πριν σηκώσετε το τηλέφωνο.

Βήμα 3 — Δημιουργήστε ένα πρότυπο σύμβασης υπηρεσιών

Πηγαίνετε στις Ρυθμίσεις → Συμβάσεις και δημιουργήστε την τυπική συμφωνία planner σας. Συμπεριλάβετε:

Εύρος υπηρεσιών (πλήρης σχεδιασμός, μερικός, συντονισμός ημέρας)
Πρόγραμμα πληρωμών (προκαταβολή, δόσεις, τελικό υπόλοιπο)
Όρους ακύρωσης και αναβολής
Τι συμβαίνει αν ένας προμηθευτής που συστήνετε δεν είναι διαθέσιμος
Προσδοκίες επικοινωνίας

Γιατί: Η σύμβασή σας προστατεύει και εσάς και το ζευγάρι. Η επισύναψή της σε ένα τιμολόγιο σημαίνει ότι τη διαβάζουν και την υπογράφουν πριν πληρώσουν — χωρίς ξεχωριστή καταδίωξη υπογραφών. Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλαπλά πρότυπα για διαφορετικά επίπεδα υπηρεσιών.

Βήμα 4 — Ρυθμίστε το Stripe για προκαταβολές και πληρωμές

Πηγαίνετε στις Ρυθμίσεις → Πληρωμές → Σύνδεση Stripe και ολοκληρώστε τη διαδικασία onboarding του Stripe.

Ρυθμίστε το πρόγραμμα πληρωμών σας σε κάθε τιμολόγιο: συνήθως μια προκαταβολή (20–30% της συνολικής αμοιβής) στην κράτηση, μια ενδιάμεση πληρωμή σε ένα συγκεκριμένο ορόσημο, και το τελικό υπόλοιπο 4–6 εβδομάδες πριν τον γάμο.

Γιατί: Οι αυτοματοποιημένες πληρωμές με κάρτα σημαίνουν ότι δεν χρειάζεται να παρακολουθείτε χειροκίνητα κάθε δόση. Τα ζευγάρια πληρώνουν διαδικτυακά μέσω της σελίδας κράτησής τους — χωρίς αναφορές τραπεζικής μεταφοράς για έλεγχο, χωρίς email επιβεβαίωσης πληρωμής για αναζήτηση.

Βήμα 5 — Ορίστε τη διαθεσιμότητά σας

Πηγαίνετε στις Ρυθμίσεις → Διαθεσιμότητα και:

Σημειώστε ποιες ημέρες της εβδομάδας αναλαμβάνετε γάμους (οι περισσότεροι planners δουλεύουν σαββατοκύριακα)
Μπλοκάρετε προσωπικές ημερομηνίες και αργίες
Ορίστε την κοινή χρήση διαθεσιμότητάς σας — Δημόσια ώστε όσοι κάνουν ερωτήματα να βλέπουν τις διαθέσιμες ημερομηνίες σας πριν επικοινωνήσουν

Γιατί: Ένα δημόσιο ημερολόγιο διαθεσιμότητας σημαίνει ότι σταματάτε να λαμβάνετε ερωτήματα για ημερομηνίες που είστε ήδη κλεισμένοι. Τα ζευγάρια ελέγχουν το ημερολόγιό σας πριν κάνουν ερώτημα, οπότε τα ερωτήματα που έρχονται είναι για πραγματικά διαθέσιμες ημερομηνίες.

Αν έχετε Pro, ενεργοποιήστε την αυτόματη απάντηση AI — όταν φτάνει ένα νέο ερώτημα για μια ημερομηνία που είστε ελεύθεροι, το AI στέλνει μια άμεση εξατομικευμένη απάντηση που αναγνωρίζει το ερώτημα και επιβεβαιώνει τη διαθεσιμότητά σας. Τα ζευγάρια περιμένουν γρήγορες απαντήσεις· αυτό χειρίζεται την πρώτη απάντηση αυτόματα.

Βήμα 6 — Εγγραφείτε στη ροή ημερολογίου σας

Πηγαίνετε στις Ρυθμίσεις → Ημερολόγιο και αντιγράψτε το URL της ροής iCal σας. Εγγραφείτε σε αυτό στην εφαρμογή ημερολογίου σας:

Apple Calendar: Αρχείο → Νέα εγγραφή ημερολογίου
Google Calendar: Άλλα ημερολόγια → Από URL

Γιατί: Η ροή iCal σας δείχνει όλους τους επερχόμενους γάμους σας ως συμβάντα στο προσωπικό ημερολόγιό σας. Καθώς κλείνετε γάμους, εμφανίζονται αυτόματα. Έχετε πάντα το πρόγραμμα γάμων σας ορατό δίπλα στις προσωπικές σας δεσμεύσεις.

Για αμφίδρομο συγχρονισμό (Pro), ρυθμίστε το CalDAV στις Ρυθμίσεις → Συγχρονισμός συσκευής. Αυτό συνιστάται για planners που διαχειρίζονται πολλαπλούς γάμους — οι αλλαγές συγχρονίζονται στο ημερολόγιο του κινητού σας σε πραγματικό χρόνο.

Βήμα 7 — Δημιουργήστε τον πρώτο σας χώρο εργασίας γάμου

Όταν ένα ζευγάρι κλείνει, ανοίξτε την εγγραφή επαφής τους και κάντε κλικ στο Προαγωγή σε γάμο. Συμπληρώστε τα στοιχεία του γάμου:

Ημερομηνία και τοποθεσία
Ώρες έναρξης τελετής και δεξίωσης
Ώρα ετοιμασίας
Αριθμό καλεσμένων

Μετά, αμέσως:

Ορίστε τον εαυτό σας ως προμηθευτή-διαχειριστή — πηγαίνετε στο Άτομα → το όνομά σας → ενεργοποιήστε Δυνατότητα διαχείρισης. Αυτό σημαίνει ότι άλλοι προμηθευτές πρέπει να υποβάλουν αίτημα αλλαγής πριν αλλάξουν την ώρα τελετής, την ώρα δεξίωσης, ή άλλα κοινά πεδία χρόνου. Εσείς εγκρίνετε ή απορρίπτετε κάθε αίτημα.
Προσκαλέστε το ζευγάρι — Προσθήκη ατόμων → Πρόσκληση ζευγαριού. Εισαγάγετε και τις δύο διευθύνσεις email.
Προσκαλέστε την ομάδα προμηθευτών — καθώς κάθε προμηθευτής επιβεβαιώνεται, προσθέστε τον στον χώρο εργασίας. Εντάσσονται ως μέλη και μπορούν να προσθέσουν τα δικά τους στοιχεία χρονοδιαγράμματος.

Γιατί: Ο ρόλος προμηθευτή-διαχειριστή είναι το βασικό πράγμα που κάνει το Wedding Computer να λειτουργεί για planners. Χωρίς αυτόν, οποιοσδήποτε προμηθευτής μπορεί να αλλάξει την ώρα τελετής και το χρονοδιάγραμμα όλων των υπολοίπων χαλάει. Με αυτόν, όλες οι αλλαγές χρόνου περνάνε πρώτα από εσάς. Το χρονοδιάγραμμα παραμένει ακριβές επειδή εσείς είστε η πύλη.

Βήμα 8 — Φτιάξτε το αρχικό run sheet

Πηγαίνετε στον γάμο → Χρονοδιάγραμμα και αρχίστε να χτίζετε τη δομή της ημέρας. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία AI → Δημιουργία run sheet για να αποκτήσετε ένα αρχικό προσχέδιο βασισμένο στα στοιχεία του γάμου, και μετά επεξεργαστείτε το στην προτιμώμενη μορφή σας.

Προσθέστε τα δικά σας ορόσημα σχεδιασμού ως στοιχεία χρονοδιαγράμματος: ώρα εγκατάστασης, χρονικά παράθυρα άφιξης προμηθευτών, χρόνο αλλαγής αίθουσας, πρόγραμμα τέλους βραδιάς. Ορίστε τα στοιχεία σας σε ορατότητα προμηθευτές ώστε η ομάδα να τα βλέπει, ή ιδιωτικό για τις εσωτερικές σας σημειώσεις.

Γιατί: Όσο νωρίτερα έχετε μια δομή στο χρονοδιάγραμμα, τόσο νωρίτερα οι προμηθευτές μπορούν να δουν πού ταιριάζουν. Ο φωτογράφος σας μπορεί να δει την ώρα φωτογράφισης, ο τελετάρχης σας μπορεί να δει την έναρξη τελετής, ο χώρος σας μπορεί να δει το παράθυρο εγκατάστασής του — όλα από τον κοινό χώρο εργασίας αντί για ξεχωριστά email από εσάς.

Βήμα 9 — Προσθέστε μέλη ομάδας (Pro, αν έχετε προσωπικό)

Αν δουλεύετε με βοηθό ή συντονιστή, πηγαίνετε στις Ρυθμίσεις → Ομάδα και προσκαλέστε τους. Αποκτούν τη δική τους σύνδεση στον λογαριασμό σας και μπορούν να έχουν πρόσβαση σε όλους τους γάμους σας.

Γιατί: Ένα μέλος ομάδας δεν χρειάζεται τη δική του συνδρομή Wedding Computer — έχει πρόσβαση στη δική σας. Αυτό σημαίνει ότι ο συντονιστής σας μπορεί να ενημερώνει run sheets, να απαντά σε ερωτήματα προμηθευτών μέσω του χώρου εργασίας, και να διαχειρίζεται γάμους όταν εσείς δεν είστε διαθέσιμοι.

Είστε έτοιμοι όταν:

Το προφίλ σας είναι ολοκληρωμένο (όνομα, κατηγορία ως Planner, τοποθεσία)
Η φόρμα ερωτήματός σας είναι ζωντανή και κάνει τις σωστές ερωτήσεις
Έχετε τουλάχιστον ένα έτοιμο πρότυπο σύμβασης
Το Stripe είναι συνδεδεμένο και η δομή προγράμματος πληρωμών σας έχει αποφασιστεί
Η διαθεσιμότητά σας είναι ρυθμισμένη και ορατή σε όσους κάνουν ερωτήματα
Η ροή ημερολογίου σας είναι εγγεγραμμένη στο ημερολόγιο κινητού/desktop σας
Ξέρετε πώς να δημιουργήσετε έναν χώρο εργασίας και να οριστείτε αμέσως ως προμηθευτής-διαχειριστής

Τι να κάνετε τώρα

Πάρτε το επόμενο κλεισμένο ζευγάρι σας και δημιουργήστε τον χώρο εργασίας τους. Ορίστε τον εαυτό σας ως προμηθευτή-διαχειριστή, προσκαλέστε τους, και προσκαλέστε όποιους προμηθευτές έχετε ήδη επιβεβαιώσει. Αρχίστε να προσθέτετε τα ορόσημα συντονισμού σας στο χρονοδιάγραμμα.

Το να το δείτε να λειτουργεί για έναν πραγματικό γάμο είναι ο ταχύτερος τρόπος να εσωτερικεύσετε το σύστημα. Ο οδηγός για planners & χώρους καλύπτει σε βάθος τον ρόλο προμηθευτή-διαχειριστή, τις εγκρίσεις αλλαγών, και τη ζωντανή λειτουργία.