Οδηγός για planners & χώρους

Οι wedding planners και οι χώροι έχουν διαφορετικό ρόλο στο Wedding Computer από τους άλλους προμηθευτές. Επειδή συντονίζετε ολόκληρη την ημέρα — όχι μόνο το δικό σας κομμάτι — μπορείτε να αναλάβετε έναν ρόλο προμηθευτή-διαχειριστή που σας δίνει επιπλέον ελέγχους: κυριότητα χρονοδιαγράμματος, εγκρίσεις αλλαγών, και εποπτεία ολόκληρης της ομάδας προμηθευτών.

Αυτός ο οδηγός καλύπτει όλα όσα είναι ειδικά για planners και χώρους. Για λειτουργίες κοινές σε όλους τους προμηθευτές (CRM, τιμολόγηση, run sheets, ημερολόγιο), δείτε εκείνες τις ενότητες στην κύρια τεκμηρίωση.

Ο ρόλος προμηθευτή-διαχειριστή

Όταν προστίθεστε σε έναν χώρο εργασίας γάμου, μπορείτε να λάβετε τη σημαία διαχείρισης. Αυτό σας κάνει τον προμηθευτή-διαχειριστή για εκείνον τον γάμο. Ως προμηθευτής-διαχειριστής:

• Ελέγχετε το κύριο χρονοδιάγραμμα — τα βασικά πεδία χρόνου του γάμου (ημερομηνία, ώρα τελετής, ώρα δεξίωσης, ώρες ετοιμασίας, ώρες φωτογράφισης) μπορούν να αλλάξουν μόνο με την έγκρισή σας
• Άλλοι προμηθευτές που θέλουν να αλλάξουν αυτά τα πεδία υποβάλλουν ένα αίτημα αλλαγής που έρχεται πρώτα σε εσάς
• Μπορείτε να εγκρίνετε ή να απορρίψετε κάθε αίτημα, με προαιρετική σημείωση
• Μπορείτε να επεξεργαστείτε τα στοιχεία χρονοδιαγράμματος οποιουδήποτε προμηθευτή — όχι μόνο τα δικά σας

Οι planners και οι χώροι είναι συνήθως οι φυσικοί υποψήφιοι για αυτόν τον ρόλο. Ένας planner που συντονίζει ολόκληρη την ημέρα χρειάζεται να κρατά το χρονοδιάγραμμα· ένας χώρος του οποίου το πρόγραμμα αιθουσών καθοδηγεί τα πάντα τα υπόλοιπα χρειάζεται παρομοίως να ελέγχει τις αλλαγές χρόνου.

Για να οριστείτε ως προμηθευτής-διαχειριστής: όταν προστίθεστε σε έναν γάμο (ή μόλις είστε ήδη μέλος), πηγαίνετε στον χώρο εργασίας γάμου → Άτομα → κάντε κλικ στο δικό σας όνομα → ενεργοποιήστε Δυνατότητα διαχείρισης.

Αν δημιουργήσατε εσείς οι ίδιοι τον χώρο εργασίας γάμου (προάγοντας μια κλεισμένη επαφή σε γάμο), μπορείτε να το ορίσετε κατά τη δημιουργία του χώρου εργασίας.

Δημιουργία και διαχείριση χώρων εργασίας γάμου

Ως planner ή χώρος, συνήθως θα είστε εσείς αυτός που δημιουργεί τον χώρο εργασίας.

Για να δημιουργήσετε έναν χώρο εργασίας: πηγαίνετε στις Επαφές, βρείτε το κλεισμένο ζευγάρι σας, και επιλέξτε Προαγωγή σε γάμο. Συμπληρώστε τα στοιχεία του γάμου (ημερομηνία, τοποθεσία, τύπος τελετής, χρόνος) και δημιουργήστε τον χώρο εργασίας.

Για να προσκαλέσετε το ζευγάρι: από τον χώρο εργασίας, πηγαίνετε στο Προσθήκη ατόμων → Πρόσκληση ζευγαριού. Εισαγάγετε και τις δύο διευθύνσεις email. Το ζευγάρι αποκτά δωρεάν λογαριασμό — χωρίς να χρειάζεται συνδρομή.

Για να προσκαλέσετε άλλους προμηθευτές: πηγαίνετε στο Προσθήκη ατόμων → Προσθήκη προμηθευτή. Μπορείτε να αναζητήσετε προμηθευτές που είναι ήδη στο Wedding Computer, ή να προσκαλέσετε μέσω email. Οι προσκεκλημένοι προμηθευτές μπορούν να:

• Δουν και να συνεισφέρουν στο κοινό χρονοδιάγραμμα
• Προσθέσουν τα δικά τους στοιχεία run sheet
• Διαβάσουν κοινές σημειώσεις και έγγραφα
• Ανεβάσουν αρχεία στη βιβλιοθήκη εγγράφων

Οι προμηθευτές που προσκαλείτε δεν χρειάζονται συνδρομές Pro για να συμμετάσχουν. Εντάσσονται ως μέλη του χώρου εργασίας σας και μπορούν να συνεισφέρουν πλήρως.

Διαχείριση χρονοδιαγράμματος

Τα δικά σας στοιχεία run sheet

Κάθε προμηθευτής προσθέτει και διαχειρίζεται τα δικά του στοιχεία χρονοδιαγράμματος. Τα στοιχεία σας ως planner/χώρος μπορεί να περιλαμβάνουν: πρόγραμμα εγκατάστασης, αφίξεις προμηθευτών, χρόνο αλλαγής αίθουσας, τοποθέτηση καλεσμένων, χρόνο σερβιρίσματος γεύματος, και λογιστική τέλους βραδιάς.

Το κοινό χρονοδιάγραμμα

Όλα τα στοιχεία χρονοδιαγράμματος με ορατότητα ζευγάρι ή προμηθευτές είναι ορατά σε όλους στον γάμο. Στοιχεία με ορατότητα ιδιωτικό είναι ορατά μόνο στον προμηθευτή που τα δημιούργησε.

Ως προμηθευτής-διαχειριστής, μπορείτε να δείτε τα πάντα εκτός από τα ιδιωτικά στοιχεία άλλων προμηθευτών.

Έγκριση αιτημάτων αλλαγής χρονοδιαγράμματος

Όταν ένας άλλος προμηθευτής προτείνει μια αλλαγή σε ένα κοινό πεδίο χρόνου (ώρα έναρξης τελετής, ώρα δεξίωσης, ώρα ετοιμασίας κ.λπ.), λαμβάνετε μια ειδοποίηση αιτήματος αλλαγής.

Για να ελέγξετε αιτήματα: πηγαίνετε στον χώρο εργασίας γάμου → Χρονοδιάγραμμα → αναζητήστε την ενότητα Εκκρεμείς εγκρίσεις. Κάθε αίτημα δείχνει:

• Ποιος πρότεινε την αλλαγή
• Τι θέλει να αλλάξει (π.χ. «Μετάθεση έναρξης τελετής από 2:00μ.μ. σε 2:30μ.μ.»)
• Τον λόγο τους (προαιρετικό)

Μπορείτε να εγκρίνετε (η αλλαγή ισχύει αμέσως) ή να απορρίψετε (με προαιρετική σημείωση που εξηγεί γιατί). Ο προμηθευτής που πρότεινε την αλλαγή ειδοποιείται για την απόφασή σας.

Άμεσες αλλαγές χρονοδιαγράμματος

Ως προμηθευτής-διαχειριστής, μπορείτε να αλλάξετε οποιοδήποτε κοινό πεδίο χρόνου απευθείας — δεν χρειάζεται να υποβάλετε αίτημα. Πηγαίνετε στο Χρονοδιάγραμμα → Επεξεργασία στοιχείων γάμου για να αλλάξετε την ημερομηνία, την ώρα τελετής, τις ώρες ετοιμασίας, την ώρα φωτογράφισης, την έναρξη δεξίωσης, και άλλα.

Συντονισμός της ομάδας προμηθευτών

Ποιος είναι στον γάμο

Η ενότητα Άτομα του χώρου εργασίας δείχνει όλα τα τρέχοντα μέλη: το ζευγάρι, τους προμηθευτές, και τους ρόλους τους. Μπορείτε να δείτε ποιος έχει αποδεχτεί την πρόσκλησή του και ποιος όχι ακόμα.

Μπορείτε να αφαιρέσετε έναν προμηθευτή από τον χώρο εργασίας αν χρειαστεί — χάνει αμέσως την πρόσβαση.

Κοινή χρήση στοιχείων επικοινωνίας ζευγαριού

Μπορείτε να ελέγξετε την ορατότητα προμηθευτών από τις ρυθμίσεις γάμου:

• Ορατή: όλοι οι προμηθευτές μπορούν να δουν τα στοιχεία επικοινωνίας ο ένας του άλλου — χρήσιμο όταν οι προμηθευτές χρειάζεται να επικοινωνήσουν απευθείας χωρίς να περάσουν από εσάς
• Ιδιωτική: οι προμηθευτές δεν μπορούν να δουν ο ένας τον άλλον· μόνο εσείς (και το ζευγάρι) μπορείτε να δείτε την πλήρη ομάδα

Η λίστα πιστώσεων προμηθευτών

Μετά τον γάμο, πηγαίνετε στον χώρο εργασίας → Πιστώσεις για να αντιγράψετε την πλήρη λίστα ομάδας προμηθευτών για αναρτήσεις Instagram, άρθρα blog, ή δημοσιεύσεις. Μπορείτε να αντιγράψετε σε μορφή αναφοράς Instagram (@handle), Markdown, ή HTML.

Διαχείριση της ημέρας του γάμου

Ζωντανή λειτουργία

Την ημέρα, ενεργοποιήστε τη ζωντανή λειτουργία του χρονοδιαγράμματος από τη σελίδα χρονοδιαγράμματος. Ως προμηθευτής-διαχειριστής, μπορείτε να:

• Σημειώσετε οποιοδήποτε στοιχείο ως ξεκινημένο (όχι μόνο τα δικά σας) — αυτό καταγράφει την πραγματική ώρα έναρξης
• Δείτε την απόκλιση — πόσα λεπτά μπροστά ή πίσω από το πρόγραμμα κυλάει η ημέρα
• Δείτε τις συνεισφορές όλων των προμηθευτών στο κοινό χρονοδιάγραμμα σε πραγματικό χρόνο

Άλλοι προμηθευτές και το ζευγάρι μπορούν επίσης να δουν το ζωντανό χρονοδιάγραμμα — όλοι γνωρίζουν πού βρίσκεται η ημέρα.

Τερματισμός ζωντανής λειτουργίας

Όταν η ημέρα τελειώσει, πατήστε Τερματισμός ζωντανής λειτουργίας. Αυτό καθαρίζει όλες τις καταγεγραμμένες ώρες έναρξης και επαναφέρει το χρονοδιάγραμμα στη προγραμματισμένη προβολή του. Μπορείτε ακόμα να αποκτήσετε πρόσβαση στο χρονοδιάγραμμα για αναφορά μετά την ημέρα.

Χώροι: ο ρόλος οικονομικού μέρους

Χώροι που λειτουργούν ως το κεντρικό μέρος χρέωσης για έναν γάμο — συλλέγοντας όλες τις πληρωμές προμηθευτών και διανέμοντάς τις — μπορούν να οριστούν ως το οικονομικό μέρος σε έναν γάμο. Αυτό είναι για χώρους που λειτουργούν με μοντέλο διοργανωτή, όπου τα ζευγάρια πληρώνουν τον χώρο και ο χώρος πληρώνει τους προμηθευτές.

Για να ορίσετε έναν χώρο ως οικονομικό μέρος: πηγαίνετε στον γάμο → Άτομα → κάντε κλικ στο μέλος-χώρο → ενεργοποιήστε Είναι οικονομικό μέρος.

Με αυτή τη σημαία ενεργή, τα τιμολόγια του χώρου σημειώνονται ως η κύρια οικονομική σχέση με το ζευγάρι.

Πολλαπλοί γάμοι την ίδια ημέρα

Το ημερολόγιο του Wedding Computer δείχνει όλες τις κρατήσεις σας. Αν έχετε δύο γάμους την ίδια ημερομηνία, εμφανίζονται και οι δύο στο ημερολόγιό σας. Το ημερολόγιο διαθεσιμότητάς σας θα δείξει εκείνη την ημερομηνία ως κλεισμένη, αποτρέποντας επιπλέον ερωτήματα για εκείνη την ημέρα (αν η κοινή χρήση διαθεσιμότητάς σας είναι ρυθμισμένη σε δημόσια ή αυτόματη απάντηση AI).

Κάθε γάμος έχει τον δικό του ανεξάρτητο χώρο εργασίας, χρονοδιάγραμμα, ομάδα προμηθευτών, και σύνολο σημειώσεων.

Αναλύσεις για την επιχείρησή σας

Οι planners και οι χώροι έχουν συχνά υψηλότερο όγκο κρατήσεων και πιο σύνθετους αγωγούς από μεμονωμένους προμηθευτές. Ο πίνακας αναλύσεων (Αναλύσεις στην πλαϊνή μπάρα) δείχνει:

• Το ποσοστό μετατροπής ερωτήματος-σε-κράτηση σας
• Έσοδα ανά μήνα και ανά επαφή
• Απόδοση πηγών (από πού προέρχονται τα ερωτήματά σας)
• Χάρτη θερμότητας φόρτου (πόσο πυκνές είναι οι κρατήσεις σας στη διάρκεια του έτους)
• Ανάλυση κερδισμένων/χαμένων (γιατί τα ερωτήματα δεν μετατράπηκαν)

Οι συνδρομητές Pro αποκτούν στόχους κρατήσεων, σημεία αναφοράς ανά πηγή, και βαθμολόγηση ζήτησης.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να συντονίσω πολλαπλούς προμηθευτές από έναν χώρο εργασίας;

Ναι. Αυτός είναι ο βασικός σκοπός του ρόλου προμηθευτή-διαχειριστή. Δημιουργείτε τον χώρο εργασίας, προσκαλείτε όλους τους προμηθευτές σας, και το κοινό χρονοδιάγραμμα γίνεται η μοναδική πηγή αλήθειας για την ημέρα.

Χρειάζεται οι άλλοι προμηθευτές να πληρώσουν για το Wedding Computer;

Όχι. Οι προμηθευτές που προσκαλείτε σε έναν γάμο που δημιουργήσατε συμμετέχουν δωρεάν. Δεν χρειάζονται συνδρομή Pro για να δουν και να συνεισφέρουν στον κοινό χώρο εργασίας.

Τι συμβαίνει αν ένας προμηθευτής προτείνει μια αλλαγή χρονοδιαγράμματος που δεν έχω εγκρίνει ακόμα;

Παραμένει ως εκκρεμές αίτημα. Η αλλαγή δεν εφαρμόζεται στο κοινό χρονοδιάγραμμα μέχρι να την εγκρίνετε. Ο προμηθευτής τη βλέπει ως εκκρεμή· όλοι οι υπόλοιποι βλέπουν το αμετάβλητο χρονοδιάγραμμα.

Μπορώ να απορρίψω μια αλλαγή και να εξακολουθώ να βλέπω τι προτάθηκε;

Ναι. Τα απορριφθέντα αιτήματα αποθηκεύονται στο ιστορικό χρονοδιαγράμματος, ώστε να μπορείτε να ανατρέξετε σε αυτά.

Μπορώ να αποτρέψω τους προμηθευτές από το να δουν τα στοιχεία επικοινωνίας του ζευγαριού;

Ναι. Στις ρυθμίσεις γάμου → Ορατότητα προμηθευτών → Ιδιωτική, τα στοιχεία επικοινωνίας προμηθευτών κρύβονται ο ένας από τον άλλον. Μόνο εσείς και το ζευγάρι μπορείτε να δείτε την πλήρη ομάδα.

Πώς λειτουργεί αυτό αν χρησιμοποιούμε ένα προκατασκευασμένο run sheet;

Το Wedding Computer δεν διαθέτει ακόμα αποθηκευμένα πρότυπα run sheet (βρίσκονται στον χάρτη πορείας). Ξεκινήστε προσθέτοντας τα βασικά σας στοιχεία χρόνου — άνοιγμα χώρου, εγκατάσταση, τελετή, δεξίωση — και χτίστε το κοινό χρονοδιάγραμμα από εκεί. Άλλοι προμηθευτές προσθέτουν τα δικά τους στοιχεία μόλις τους προσκαλέσετε.

Μπορούν οι χώροι να το χρησιμοποιήσουν για εκδηλώσεις που δεν είναι γάμοι;

Το run sheet, το ημερολόγιο, και ο αγωγός CRM λειτουργούν για οποιαδήποτε εκδήλωση. Ο χώρος εργασίας γάμου είναι δομημένος γύρω από γάμους (ενότητες τελετής, δεξίωσης, ετοιμασίας), αλλά πολλές από τις λειτουργίες είναι αρκετά γενικές για συνέδρια, εκδηλώσεις, και άλλες περιστάσεις.

---

Δείτε επίσης

• Run sheets & χρονοδιάγραμμα — δημιουργία και πλοήγηση στο χρονοδιάγραμμα, ζωντανή λειτουργία, εξαγωγή
• Χώροι εργασίας & συνεργασία — δομή χώρου εργασίας, πρόσκληση προμηθευτών και ζευγαριών, ρυθμίσεις ορατότητας
• Ημερολόγιο & διαθεσιμότητα — πώς εμφανίζονται οι γάμοι σας στο ημερολόγιό σας και συγχρονισμός CalDAV
• Φόρμες ερωτημάτων — λήψη και διαχείριση ερωτημάτων πριν επιβεβαιωθεί μια κράτηση
• Ξεκινώντας ως planner — οδηγός ρύθμισης βήμα προς βήμα για planners
• Ξεκινώντας ως χώρος — οδηγός ρύθμισης βήμα προς βήμα για χώρους