Ξεκινώντας ως ζευγάρι

Το Wedding Computer είναι δωρεάν για ζευγάρια, μόνιμα. Δεν δημιουργείτε λογαριασμό επιχείρησης — εντάσσεστε σε έναν χώρο εργασίας που χτίζουν και μοιράζονται μαζί σας οι προμηθευτές σας, ή δημιουργείτε τον δικό σας και τους προσκαλείτε.

Βήμα 1 — Δημιουργήστε τον λογαριασμό σας

Πηγαίνετε στο wedding.computer και κάντε κλικ στο Εγγραφή. Εισαγάγετε τη διεύθυνση email σας και θα λάβετε έναν μαγικό σύνδεσμο — κάντε κλικ και είστε μέσα. Χωρίς κωδικό πρόσβασης, χωρίς εφαρμογή για εγκατάσταση.

Γιατί: Ο λογαριασμός σας είναι ο τρόπος που αποκτάτε πρόσβαση στον χώρο εργασίας. Δεν κοστίζει τίποτα και διαρκεί περίπου 30 δευτερόλεπτα.

Αν ένας προμηθευτής σάς έχει ήδη στείλει πρόσκληση μέσω email, κάντε κλικ στον σύνδεσμο σε εκείνο το email αντ’ αυτού. Σας πηγαίνει απευθείας στον χώρο εργασίας που έχει δημιουργήσει για τον γάμο σας.

Βήμα 2 — Προσθέστε τα στοιχεία του γάμου σας

Μόλις μπείτε, πηγαίνετε στις ρυθμίσεις του χώρου εργασίας σας και συμπληρώστε:

Ημερομηνία γάμου — ή αφήστε την ως ημερομηνία-προς-επιβεβαίωση αν δεν την έχετε κλειδώσει ακόμα
Τοποθεσία τελετής — όνομα χώρου και διεύθυνση
Τοποθεσία δεξίωσης — αν είναι διαφορετικό μέρος
Αριθμός καλεσμένων — μια εκτίμηση είναι εντάξει
Τύπος τελετής — πολιτικός, θρησκευτικός, υπαίθριος, elopement κ.λπ.
Βασικές ώρες — έναρξη τελετής, έναρξη δεξίωσης, ώρα ετοιμασίας

Γιατί: Αυτά τα στοιχεία ρέουν προς το run sheet που χτίζουν οι προμηθευτές σας. Όταν ο τελετάρχης σας κοιτάζει το χρονοδιάγραμμα, βλέπει την ώρα της τελετής σας. Όταν ο φωτογράφος σας κοιτάζει τον χώρο, βλέπει την τοποθεσία σας. Το να τα ρυθμίσετε σωστά νωρίς σημαίνει ότι ολόκληρη η ομάδα προμηθευτών σας δουλεύει με ακριβείς πληροφορίες από την πρώτη μέρα.

Βήμα 3 — Προσκαλέστε τον/την σύντροφό σας (αν θέλετε και οι δύο πρόσβαση)

Αν θέλετε και οι δύο να βλέπετε τον χώρο εργασίας, ζητήστε από τον προμηθευτή σας να προσκαλέσει και τη διεύθυνση email του/της συντρόφου σας — ή πηγαίνετε στο Προσθήκη ατόμων στον χώρο εργασίας και προσθέστε τους εσείς οι ίδιοι.

Γιατί: Μερικά ζευγάρια προτιμούν ένα άτομο να διαχειρίζεται τα πάντα· άλλα θέλουν και οι δύο σύντροφοι να βλέπουν τιμολόγια, να υπογράφουν συμβάσεις, και να ελέγχουν το run sheet. Και οι δύο προσεγγίσεις λειτουργούν. Αν μόνο ένας από εσάς έχει λογαριασμό, ο/η άλλος/η μπορεί πάντα να δει αντ’ αυτού μια εξαγωγή PDF του run sheet.

Βήμα 4 — Προσκαλέστε τους προμηθευτές σας

Για κάθε προμηθευτή που έχετε κλείσει, πηγαίνετε στο Προσθήκη ατόμων → Προσθήκη προμηθευτή και εισαγάγετε τη διεύθυνση email του. Θα λάβει μια πρόσκληση να ενταχθεί στον χώρο εργασίας σας.

Περάστε από τη λίστα προμηθευτών σας:

Τελετάρχης ή officiant
Φωτογράφος
Βιντεογράφος
Ανθοπώλης
Μαλλιά και μακιγιάζ
DJ ή μπάντα
Χώρος (αν δεν είναι αυτός που ρύθμισε τον χώρο εργασίας)
Catering
Οποιοιδήποτε άλλοι προμηθευτές εμπλέκονται στην ημέρα

Γιατί: Οι προμηθευτές που εντάσσονται στον χώρο εργασίας μπορούν να προσθέσουν τα δικά τους στοιχεία run sheet, να δουν τον χρόνο ο ένας του άλλου (αν η ορατότητα το επιτρέπει), να ανεβάσουν έγγραφα, και να συνεισφέρουν στο κοινό πρόγραμμα. Όσο περισσότεροι προμηθευτές βρίσκονται στον χώρο εργασίας, τόσο λιγότερος συντονισμός γίνεται μέσα από διάσπαρτα νήματα email.

Οι προμηθευτές που δεν εντάσσονται μπορούν ακόμα να έχουν τα στοιχεία επικοινωνίας τους αποθηκευμένα στην ενότητα Σημειώσεων σας — δείτε Τι να κάνετε αν ένας προμηθευτής δεν εντάσσεται.

Βήμα 5 — Ανεβάστε έγγραφα που ήδη έχετε

Πηγαίνετε στα Έγγραφα και ανεβάστε όποια αρχεία έχετε ήδη λάβει:

Συμβάσεις και επιβεβαιώσεις κράτησης από προμηθευτές
Προσφορές ή προτάσεις
Κατόψεις χώρου
Εικόνες έμπνευσης ή αναφορές στιλ

Γιατί: Όλα σε ένα μέρος σημαίνει ότι δεν ψάχνετε στο email σας για «εκείνη τη σύμβαση από τον φωτογράφο» τρεις μήνες αργότερα. Οι προμηθευτές μπορούν επίσης να δουν τι έχετε ανεβάσει (είναι κοινή βιβλιοθήκη), κάτι που μπορεί να είναι χρήσιμο για αναφορές στιλ που μπορεί να χρησιμοποιήσουν κατά τον σχεδιασμό.

Βήμα 6 — Ελέγξτε τη λίστα ελέγχου σας

Η ενότητα Λίστα ελέγχου είναι μια κοινή λίστα εργασιών. Οι προμηθευτές σας μπορεί να προσθέσουν στοιχεία σχετικά με την υπηρεσία τους· μπορείτε να προσθέσετε τα δικά σας.

Προσθέστε οποιεσδήποτε εκκρεμείς εργασίες γνωρίζετε — κρατήσεις που πρέπει ακόμα να επιβεβαιωθούν, αποφάσεις που πρέπει ακόμα να ληφθούν, προκαταβολές που δεν έχουν πληρωθεί ακόμα. Η λίστα ελέγχου είναι ένα ζωντανό κοινό έγγραφο, όχι ένα πρότυπο σχεδιασμού, οπότε περιέχει μόνο ό,τι βάζετε εσείς σε αυτήν.

Γιατί: Μια απλή λίστα ανοιχτών στοιχείων είναι συχνά πιο ηρεμιστική από ένα περίπλοκο σύστημα σχεδιασμού. Αν μπορείτε να δείτε τι έχει απομείνει να γίνει, δεν χρειάζεται να το κουβαλάτε στο μυαλό σας.

Είστε έτοιμοι όταν:

Τα στοιχεία του γάμου σας είναι συμπληρωμένα (ημερομηνία, τοποθεσία, ώρα τελετής)
Εσείς και ο/η σύντροφός σας έχετε και οι δύο πρόσβαση (αν το θέλετε και οι δύο)
Τουλάχιστον ο planner, ο τελετάρχης, και ο φωτογράφος σας είναι προσκεκλημένοι
Σημαντικά έγγραφα έχουν ανέβει
Η λίστα ελέγχου σας έχει τα πράγματα που εξακολουθείτε να παρακολουθείτε

Από εδώ, η δουλειά σας είναι κυρίως να ελέγχετε τι προσθέτουν οι προμηθευτές στο χρονοδιάγραμμα, να πληρώνετε τιμολόγια μέσω του χώρου εργασίας, και να ελέγχετε καθώς πλησιάζει η ημέρα.

Τι να κάνετε τώρα

Αν ο planner ή ο χώρος σας ρύθμισε τον χώρο εργασίας για εσάς: ανοίξτε τον, ελέγξτε ότι τα στοιχεία γάμου είναι σωστά, και προσκαλέστε όποιους προμηθευτές δεν είναι ακόμα στον χώρο εργασίας.

Αν ξεκινάτε από την αρχή: συμπληρώστε τα στοιχεία γάμου σας, και μετά περάστε από τη λίστα προμηθευτών σας και στείλτε προσκλήσεις.

Ο οδηγός για ζευγάρια καλύπτει όλα όσα θα συναντήσετε από εδώ — πληρωμή τιμολογίων, υπογραφή συμβάσεων, το χρονοδιάγραμμα της ημέρας του γάμου, και τι συμβαίνει αν χρειαστεί να αφαιρέσετε έναν προμηθευτή.