Καλεσμένοι & οικογένεια

Η ειλικρινής απάντηση για τη διαχείριση καλεσμένων

Το Wedding Computer είναι φτιαγμένο για τον συντονισμό προμηθευτών, όχι για τη διαχείριση καλεσμένων. Δεν διαθέτει λίστα καλεσμένων, παρακολούθηση RSVP, πεδία διατροφικών απαιτήσεων, χάρτες καθισμάτων, αναθέσεις τραπεζιών, ή εργαλεία επικοινωνίας με καλεσμένους.

Αν ψάχνετε ένα εργαλείο για να διαχειριστείτε τη λίστα καλεσμένων σας, να παρακολουθήσετε RSVP, να αναθέσετε θέσεις, ή να επικοινωνήσετε μαζικά με καλεσμένους, θα χρειαστείτε ένα ξεχωριστό εργαλείο. Συνηθισμένες επιλογές περιλαμβάνουν τα Zola, The Knot, Joy, ή ένα καλά οργανωμένο υπολογιστικό φύλλο που μοιράζεστε με έναν wedding planner.

Τι μπορεί να κάνει το Wedding Computer για καλεσμένους και οικογένεια

Αν και δεν είναι σύστημα διαχείρισης καλεσμένων, υπάρχουν μερικά πράγματα που λειτουργούν για οικογένεια και καλεσμένους μέσα στον χώρο εργασίας:

Πρόσκληση οικογένειας για προβολή του χρονοδιαγράμματος

Αν ένα στενό μέλος της οικογένειας — ένας γονέας, μια κουμπάρα, ένας κουμπάρος — θέλει ορατότητα στο πρόγραμμα της ημέρας, μπορείτε να ζητήσετε από τον προμηθευτή σας να τον προσκαλέσει ως μέλος-καλεσμένος. Οι καλεσμένοι μπορούν να βλέπουν τον χώρο εργασίας και το χρονοδιάγραμμα σε πραγματικό χρόνο, αλλά δεν μπορούν να επεξεργαστούν τίποτα. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για κάποιον που βοηθά στον συντονισμό την ημέρα και χρειάζεται να βλέπει το run sheet.

Έχετε υπόψη ότι οι καλεσμένοι βλέπουν όλα όσα είναι ορατά στο ζευγάρι μέσα στον χώρο εργασίας — σημειώσεις, αρχεία, την ομάδα προμηθευτών, τιμολόγια. Προσκαλέστε μόνο καλεσμένους που θα έπρεπε να έχουν αυτή την πρόσβαση.

Κοινή χρήση στοιχείων ταξιδιού και διαμονής

Η ενότητα Σύνδεσμοι του χώρου εργασίας είναι ένας πίνακας με χρήσιμα URL. Χρησιμοποιήστε τον για να καρφιτσώσετε:

• Συνδέσμους προς διαμονή που έχετε κλείσει για καλεσμένους εκτός πόλης
• Έναν σύνδεσμο Google Maps προς την τοποθεσία της τελετής
• Πληροφορίες στάθμευσης
• Έναν ιστότοπο ή PDF με επιλογές μετακίνησης

Οι σύνδεσμοι είναι ορατοί σε όλους στον χώρο εργασίας — προμηθευτές, το ζευγάρι, και τυχόν καλεσμένοι που έχετε προσκαλέσει. Για πληροφορίες ειδικά για καλεσμένους (που δεν θέλετε να δουν οι προμηθευτές), χρησιμοποιήστε σημειώσεις μόνο-για-ζευγάρι με το περιεχόμενο κειμένου αντί για την ενότητα συνδέσμων.

Αποθήκευση σημαντικών οικογενειακών στοιχείων

Η ενότητα Σημειώσεις μπορεί να περιέχει ό,τι χρειάζεστε. Προσθέστε μια σημείωση μόνο-για-ζευγάρι με σημαντικές οικογενειακές πληροφορίες — οικογενειακή δυναμική που πρέπει να γνωρίζουν οι προμηθευτές σας, λεπτομέρειες για καλεσμένους μεγαλύτερης ηλικίας ή με ανάγκες προσβασιμότητας που χρειάζονται επιπλέον φροντίδα, ποιος διαχειρίζεται ποια οικογενειακή ομάδα κατά τη διάρκεια των φωτογραφιών.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια σημείωση μόνο-για-προμηθευτές με οικογενειακή λογιστική σχετική με την ημέρα: «Οι γονείς της νύφης φτάνουν ξεχωριστά και θα χρειαστούν κάποιον να τους υποδεχτεί στο πάρκινγκ», «Η γιαγιά του γαμπρού χρησιμοποιεί αναπηρικό καροτσάκι — ο διάδρομος της τελετής πρέπει να είναι ελεύθερος.»

Αριθμός καλεσμένων

Ο χώρος εργασίας του γάμου έχει ένα πεδίο αριθμού καλεσμένων — απλώς έναν αριθμό. Οι προμηθευτές σας το χρησιμοποιούν για να ενημερώσουν τον σχεδιασμό (catering, διάταξη καθισμάτων, αριθμός καρεκλών τελετής), όχι για να διαχειριστούν μεμονωμένους καλεσμένους.

Τι να χρησιμοποιήσετε για πραγματική διαχείριση καλεσμένων

Για RSVP, διαχείριση λίστας καλεσμένων, διατροφικές απαιτήσεις, και χάρτες καθισμάτων, εξετάστε:

• Zola ή Joy — δωρεάν ιστότοποι γάμου με συλλογή RSVP και διαχείριση καλεσμένων
• The Knot — ιστότοπος γάμου και εργαλεία λίστας καλεσμένων
• RSVPify — αυτόνομο εργαλείο RSVP
• Google Sheets ή Airtable — ευέλικτα και δωρεάν, κοινόχρηστα με τον planner σας
• Ο χώρος ή ο wedding planner σας — πολλοί χώροι και planners έχουν τα δικά τους συστήματα για τη συλλογή διατροφικών απαιτήσεων και τη διαχείριση λιστών καλεσμένων

Αυτά τα εργαλεία χειρίζονται την πλευρά του γάμου σας που αφορά τους καλεσμένους. Το Wedding Computer χειρίζεται την πλευρά συντονισμού προμηθευτών. Πιθανότατα θα χρειαστείτε και τα δύο.

Μπορούν οι καλεσμένοι να επικοινωνήσουν μεταξύ τους μέσω του Wedding Computer;

Όχι. Το Wedding Computer δεν είναι κοινωνική πλατφόρμα ή πλατφόρμα επικοινωνίας για καλεσμένους. Ο χώρος εργασίας είναι για τον συντονισμό προμηθευτών και ζευγαριού. Δεν υπάρχει μηνύματα προς καλεσμένους, ομαδική συνομιλία, ή λειτουργία δημόσιας επικοινωνίας με καλεσμένους.

---

Δείτε επίσης

• Για ζευγάρια — επισκόπηση — τι κάνει ο χώρος εργασίας για ζευγάρια και πώς να επωφεληθείτε περισσότερο
• Σχεδιάζοντας τον γάμο σας — η λίστα ελέγχου, οι σημειώσεις και τα στοιχεία γάμου που διαχειρίζεστε στον χώρο εργασίας